Tutorial para usar Trello en web y app

Cómo usar Trello

Los pósit y las listas de tareas en cuadernos se pueden sustituir con Trello. Esta app o herramienta web organiza en tableros y listas todo lo que debes hacer, como si de corchos o de bullet journals se tratara. Si eres escritor o periodista, te será de mucha utilidad. Yo, de hecho, lo conocí gracias a mis compañeros de Hoja de Router. Te dejo con este tutorial de Trello para cuentas gratuitas.

Trello: qué es

Trello es un servicio en web y app que crea y organiza listas de tareas pendientes. Dichas listas se alojan en tableros, a los que asignamos una temática concreta. Por ejemplo, si nos dedicamos a la escritura podemos crear un tablero con el nombre de la novela que estamos escribiendo. Dentro de él, abrimos una lista con los aspectos sobre los que debemos documentarnos, otra con una tarjeta para cada personaje…

Pero Trello ofrece más funciones, según tu creatividad: guardar artículos de blogs de escritores para leer en el futuro, un repositorio de recursos que uses a diario…

Estos tableros pueden ser privados o públicos. También, individuales o grupales. Una vez realizada cada tarea, se archiva la tarjeta en la que está: algo menos que hacer y un espacio de trabajo más despejado.

Cómo usar Trello

Creada nuestra cuenta de Trello, ya podemos comenzar a generar tableros (boards), listas (lists) y tarjetas de tareas (cards). En la página de inicio verás también otros tres elementos muy importantes:

  • Arriba a la izquierda, un buscador de elementos.
  • Arriba a la derecha, acceso a tu perfil y configuración.
  • A su lado, notificaciones de lo que pasa en tus tableros, muy importante si trabajas en equipos para saber las acciones que han hecho otras personas.

Cómo usar Trello: crear tablerosComencemos por los tableros o boards. Arriba a la derecha, clicamos en + y luego en ‘Crear tablero’. Le ponemos nombre y decidimos si es privado o público. En este último caso, cualquier persona que tenga la URL puede acceder a él. También, escogemos un fondo, que puede ser un color o una imagen (libros, una mano escribiendo…). Esto es posible cambiarlo más tarde, en la barra de la derecha del tablero que aparece tras clicar en ‘Mostrar menú’.

Una vez dentro del tablero, toca crear listas. Hay que pulsar en ‘Añada otra lista’ para que se genere, y la personalizamos con un nombre. Al dejar el botón pulsado al lado del nombre y arrastrar, podemos mover la lista a donde queramos. Si pinchamos en los tres puntos, accedemos a diversas opciones: copiar la lista a otro tablero, archivarla…

Las tarjetas en Trello

Y con las listas creadas, tan solo nos falta el último paso: crear las tarjetas. De nuevo, pinchamos en ‘Añada otra tarjeta’. Nos aparecerá un rectángulo blanco, al que tendremos que dar nombre. Al hacerlo, pulsamos Intro y ya estará terminada. Si pinchamos de nuevo en ella, podremos trabajar con estas opciones:

Tarjeta o card del tutorial sobre Trello

  • Usuarios. Si estás trabajando en equipo, podrás etiquetar a una o varias personas en la tarjeta. Esto significa, por ejemplo, que estas personas tienen que hacer esa tarea o que su contenido les interesa.
  • Etiquetas. Colores a los que puedes añadir texto para que la tarjeta resalte. El rojo para destacar las urgentes de realizar, el verde para aquellas que no corren prisa… Tú decides los criterios.
  • Checklist. Para crear una lista de minitareas dentro de la tarjeta. Por ejemplo, si vas a escribir un post, enumera qué vas a hacer luego con él: revisarlo, subirlo a la web, compartirlo en redes sociales… Más abajo tienes una imagen de ejemplo.
  • Vencimiento. Fecha y hora en la que debe estar terminada. Te llegará un aviso a la columna de notificaciones, al correo electrónico o al navegador, según lo que hayas configurado en tu perfil.
  • Adjunto. Añadir elementos relacionados como imágenes, documentos PDF…
  • Acciones. Puedes mover a otra lista esa tarjeta o copiarla para otro destino. También, seguirla para que te lleguen notificaciones de cambios (si trabajas con otra persona).
  • En ‘Compartir y más’ encuentras otras opciones de tarjeta, como imprimirla o insertarla en una web.

Lista de tareas o checklist en una tarjeta de Trello.com

Cuando termines la tarea tienes dos opciones con esa tarjeta. Una es archivarla, lo que te permite recuperarla en el futuro (vía buscador) para cualquier consulta que quieras hacer. La otra es eliminarla (un clic más tras ‘Archivar’), con lo que la perderás para siempre.

Para qué usar Trello

Si trabajas en los campos de la comunicación o la literatura, Trello te será de mucha utilidad. Es muy conocido para programar el calendario editorial de tu blog, pero da para mucho más.

Plantilla de Trello.com para el calendario editorial de un blog
Trello tiene una plantilla para el calendario editorial de un blog, que puedes llevar a tu cuenta, pinchando en ‘Copiar tablero’, arriba a la derecha.

Centrándonos en los escritores, y como ya hablamos en su día sobre Safe Creative, puede ayudar a organizar el trabajo diario, semanal o mensual. Volvemos al ejemplo del comienzo: creas un tablero para cada novela, libro de relatos u otro proyecto en el que estás trabajando. En su interior, una lista con las fichas de los personajes y otra con los diferentes capítulos y qué pasa en cada uno de ellos. A la vez, programas fechas de vencimiento para el borrador de un capítulo o para otras tareas.

Otro tablero puede servir para tus recursos de escritura. En la primera lista guardas enlaces al diccionario de la RAE o a la web de Fundéu. En la siguiente, sobre la construcción de personajes o de tramas. Y así con todas las subdivisiones que quieras hacer.

Si al mismo tiempo que escribes estás dedicándote a promocionar un libro o a gestionar tu página web de escritor, puedes crear sendos tableros. En ellos, guardas la información sobre los post que tienes que publicar, las acciones de marketing, etc.

Estos son algunos de los usos que yo hago de Trello como escritor. Por otra parte, para ampliar las posibilidades de tu cuenta, puedes usar sus extensiones o integrarlo con IFTTT.

Extensiones para Trello

Para guardar enlaces web es útil la extensión de Trello para navegador. Disponible para Google Chrome, te permite guardar como tarjeta una URL que estás visitando, sin necesidad de entrar en el servicio web. Puedes escoger el tablero y lista que quieras, y añadir información extra.

Otras extensiones y herramientas para Trello

Trello tiene una API abierta, por lo que además de la oficial hay más extensiones de Trello para Google Chrome. Por ejemplo, Gmail to Trello, que convierte tus correos electrónicos en tarjetas con tan solo pinchar en un botón que se instala en tu bandeja de entrada. También, la extensión Projects for Trello, que añade etiquetas similares a las que te mencionábamos antes. La diferencia es que si usas estas no necesitas pinchar en la tarjeta para ver qué palabras hay escritas en ellas.

Projects for Trello es una extensión de Trello.com para el navegador Google Chrome
Imagen: Chrome Store

Asimismo, tienes Ultimello, the features pack for Trello, que ordena las tarjetas de tu lista por orden alfabético, fecha de creación, etiquetas… Por otra parte, puedes encontrar extensiones de Trello para Mozilla Firefox.

Además, hay una serie de herramientas para integrar con Trello; entre ellas, Pomodone, que sirve para registrar el tiempo que tardas en hacer cada tarea.

IFTTT y Trello

Otra opción es usar IFTTT. Esta herramienta automatiza tareas en la web. Por ejemplo, si subimos una foto a Instagram, que esta se guarde en nuestra cuenta de Google Drive al mismo tiempo. Para ello, solo hay que dar los correspondientes permisos en cada servicio.

¿Cómo podemos combinar IFTTT y Trello? Si en nuestro lector de RSS, como Feedly, tenemos blogs de escritores o de consejos para escribir, podemos programar que cada nuevo post vaya a una lista. Si nos interesa mucho la cuenta de Twitter de un escritor, tenemos la opción de crear una tarjeta nueva con cada tuit. Todo eso que guardamos nos servirá para nuestra estrategia de contenidos o para planificar una novela o relato corto.

Si ya usas Trello, ¿para qué lo haces? ¿Cuál es tu truco o sugerencia? Puedes dejarlo en los comentarios.

La imagen principal es de Bernard Goldbach.

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